KPI, Key Performance Indicators kelime grubunun kısaltmasıdır. Söz konusu kelime grubunun Türkçe karşılığı “anahtar performans göstergeleri”dir. Bir süre önce hayatımıza giren bu kavram çalışma hayatında dillerden düşmeyen bir sözcüktür. Peki, özellikle yöneticilerin ilgi duyduğu KPI ne demektir?

Key Performance Indicators, esasında her daim hayatımızda olan bir kavramdır. Çocukluk yıllarından gençlik yıllarına, öğrenim hayatından iş hayatına kadar hayatın her aşamasında Key Performance Indicators vardır. Bundan sonraki dönemde de hayatımızda yer almaya devam edecek gözüküyor.

Anahtar performans göstergeleri olarak Türkçeye çevrilen KPI, esasında hedef olarak dilimizde karşılık bulabilir. KPI ile ilgili daha doğru bir değerlendirme yapılacak olursa, yaşamın her dönemindeki hedeflerin ölçülebilir bir karşılığıdır diyebiliriz.

Key Performance Indicators hedeflerinin tutmama korkusu birçok çalışanını korkulu rüyasıdır. Şirketler iş performansını, terfileri, bu performans değerlendirmelerine göre belirler. Esasında doğru belirlendiğinde hem çalışanlar için ilave bir yük olmaz, hem de çok doğru sonuçlar verir. Günümüzde Key Performance Indicators çalışanlar üzerinde bir baskı unsuru gibi algılanabilir. Fakat buna rağmen en iyi performans değerlendirme ölçütlerinden biridir.

KPI’nın Faydaları Nelerdir?

KPI’ların doğru belirlenememesi neticesinde birçok çalışanın işyeri hedeflerini tutturamaması gündeme gelir. Hedeflerin tutmaması neticesinde hem çalışan, hem de yöneticinin çalışma aşkı düşer. Sonraki süreçte oluşacak sinir, stres ve gerginlik, iş hayatını daha da olumsuz etkileyecektir. Bu gibi olumsuzluklardan dolayı çalışanlar KPI’ları kötü bir şey olarak algılar. Tam tersi durumda, parametreler doğru belirlenip, süreç doğru yönetilirse Key Performance Indicators’dan kesinlikle fayda alınacaktır. Aşağıda söz konusu terimin çalışan ve yöneticiler için faydalarını maddeler halinde bulabilirsiniz.

  • Key Performance Indicators, çalışanlardan sürekli çalışmasını beklemez. Çalışanın, çalışma esnasında kendini geliştirmesi, bu kapsamda başarısının gözlemlenmesi sürecini kapsar.
  • KPI, çalışanın hedeflerini tutturmasında manevi tatmin yaşayacağı etkin bir göstergedir. Çalışanlar aynı işi yaptığı sürece belli bir süre sonra performanslarında ciddi düşüş yaşanır. Bu düşüşün yaşanmaması ve süreli gelişim için Key Performance Indicators’lar çok faydalıdır.
  • Çalışanların belli bir süreç içerisinde başarısının ne olduğunun ölçülmesi beklenir. Sözel değerlendirmeden ziyade sayısal parametreler ile ölçüm sağlanır. 
  • Bu sayede yöneticiler, çalışanlarını daha yakından takip edebilir. Bu sayede hem bireysel performans, hem de ekip performansı doğru değerlendirilebilir. 
  • KPI, dünün, bugünün ve yarının değerlendirmesini yapmaya yarar. Hem çalışanların hem de yöneticilerin ne için çalıştığını bilerek faaliyet göstermesi sağlanır.
  • Mevcut durum ile hedeflenen durum arasında değerlendirme yapmayı sağlar. Sürecin her aşamasında etkili bir geri besleme yapılmasına yardımcı olur.

KPI Kullanılmazsa Ne Olur?

İş hayatında başarının gerçekleşmesi için belli koşulların yerine getirilmesi gerekir. Bunların ilki de başarıda sürekliliğin olmasıdır. Sürekliliği olmayan bir başarı, tesadüften öteye geçemez. İstikrar, başarının en önemli anahtarıdır. Sürekliliği de ölçülebilirlik takip eder. Ölçülemeyen bir sonucun neye göre başarılı sayılacağı, anlaşılabilir bir kavram değildir. Bu nedenle bir sonucun başarılı olarak kabul edilebilmesi için mutlaka ölçülebilir olmasına ihtiyaç vardır.  

KPI, başarının, daha doğrusu doğru bir değerlendirme yapmanın olmazsa olmazıdır. Bireysel veya ekip performansında yaşanan gelişmelerin sayısal verilerle ortaya konuş biçimi Key Performance Indicators’ı ifade eder. Elde edilen veriler ölçülür, grafik üzerinde analiz edilir, çeşitli değerlendirmeler yapılır ve sonuca varılır. Sonuçta da iş performansı ile ilgili bir rapora sahip olabilirsiniz.

KPI Belirlenme Kriterleri Nelerdir?

Performans yönetiminde önemli bir paya sahip olan KPI’ların nasıl ve hangi kriterlere göre belirleneceği çok önemli bir husustur. Kriterlerin yanlış belirlenmesi durumunda hem çalışanlar, hem de yöneticiler için yanlış değerlendirme sonuçlarının elde edilmesine neden olur. Çalışanlarda yetersizlik hissi, motivasyon düşüklüğü ve verimliliğin azalması söz konusudur. Bu nedenle KPI’ların belirlenmesinde doğru kriterlerin kullanılması çok önemlidir.

Gerçeklik

Key Performance Indicators’ın belirlenmesinde göz önünde bulundurulması gereken en önemli konu kriterlerin çalışanlar ile birlikte belirlenmesidir. Bu nedenle KPI’lar her şeyden önce gerçekçi olmalıdır. Çalışanların kapasitesi, önceki dönemlerde elde ettiği başarısı, hatta sağlık durumu gibi hususlar hedefin gerçekçi olmasında en önemli kriterlerdir.

Hedeflerin belirlenmesinde amaç, çalışanın üzerinde baskı oluşturmak olmamalıdır. Bu nedenle verimli çalışarak en iyi sonuca ulaşmak esas olmalıdır. Çalışan ve yöneticinin diyalog halinde olması gerçekçi hedeflerin belirlenmesi noktasında çok önemlidir. Bu nedenle hedeflerin belirlenmesinde çalışan ve yönetici mutlaka beraber çalışmalıdır.

Ölçülebilirlik

KPI’ın belirlenmesinde göz önünde bulundurulması gereken bir diğer kriter de ölçülebilir olmasıdır. Bir hususun hedef sayılabilmesi için yapılan işlem sonunda elde edilen değerlerin sayısal veriler olması gerekir. en azından hedef tam anlamıyla sayısal olmasa bile en azından spesifik olmalıdır. Yani belli bir konuda elde edilmelidir. Net olarak belirlenmemiş hedefler dikkat dağınıklığının yanında kişilerde başarısızlık hissine de sebep olacaktır. Bu nedenle hedeflerin oldukça açık şekilde belirlenmesinde fayda vardır.  

Zamanlama

KPI ile ilgili değerlendirme kriterlerinden biri de zamanlamadır. Söz konusu kavram Key Performance Indicators dilinde önemli bir yere sahiptir. Bu kapsamda değerlendirilme kriteri olan deadline, bir hedefin yerine getirilmesi için belirlenen son tarihi ifade eder.  

Şirket tarafından belirlenen her hedefin mutlaka tamamlanması gereken bir tarihi olmalıdır. Yani her KPI, son bir tarihe sahip olarak belirlenmelidir. Hedefin belirlenmesi kadar hedefin ne kadar sürede tamamlanacağı da önemlidir. Bunun dışında KPI’ların belirlenmesinde sorulacak sorular şunlardır.

  • Ölçülmek istenen husus nedir?
  • Hangi periyotlarla uygulama yapılacak?
  • Uygulama esnasında yetkililer kimler olacak?
  • Ölçüm esnasında kullanılacak sayısal veriler nelerdir? Örneğin satış, para ya da zaman vb.
  • Hedefiniz şirketin stratejik hedeflerine uyumlu mudur?
  • Hedefleriniz rakiplerle kıyaslama yapmaya elverişli midir?

KPI Adımları Nelerdir?

Yukarıdaki yazımızdan da anlaşılacağı gibi KPI uygulamaları anlatıldığı kadar basit bir süreç değildir. Söz konusu uygulamaların sistem içerisinde belirli bir mantıki sıra ile işletilmesi gerekir. Belirli bir vizyona sahip olmakla birlikte ihtiyaç duyulan koşulların yerine getirilmesi, süreç sonunda başarılı olunacağını göstermez. Bu kapsamda uygulanması gereken KPI adımlarını şu şekilde sıralayabiliriz.

  • Şirketin amacı ve varmak istediği nokta belirlenmelidir.
  • Amaçlara uygun şekilde KPI’lar yazılı şekle getirilir.
  • Yazılı hale getirilen Key Performance Indicators’lar tüm çalışan ve yöneticilere dağıtılır.
  • Süreç içerisinde yönetici ve çalışanların diyalog halinde olması sağlanır.
  • Süreç içerisinde çalışanlarda herhangi bir olumsuzluk görülmesi durumunda müdahale edilmelidir.
  • Yaşanan olumsuzluklarda çalışanlarla birlikte bir sonraki adım belirlenir.
  • Zamanlama sonunda ulaşılan sonuçlar objektif şekilde değerlendirilir.
  • Elde edilen sonuçların raporlanıp arşive kaldırılması sağlanır.

Sonuç

İşletmede KPI sürecinin yönetilmesinden korkulmamalıdır. Key Performance Indicators’lar çalışan ya da yöneticilere yük değil, aksine iş tatmin sürecini hızlandırma adımlarıdır. Bu süreç ile birlikte çalışan ve yöneticiler ne yaptığını görebilir, gelecekte ne yapması gerektiğini planlayabilir. Yeter ki sistem içerisinde belirlenen hedefler gerçekçi olsun, çalışan ve yönetici diyaloğu kurulsun ve iletişim süreç boyunca kopmasın.

Şirket yönetim sürecinde çalışanların performansının artırılmasına yönelik sistemin hassas şekilde takip edilmesi ile mutlaka başarı gelecektir. Unutulmamalıdır ki KPI, her şeyin değil, doğru hususların değerlendirilme sürecidir.

CEVAP VER

Please enter your comment!
Please enter your name here